Personvernerklæring for Klagenemndssekretariatet

Denne personvernerklæringen forteller hvordan Klagenemndssekretariatet samler inn og bruker personopplysninger.

Klagenemndssekretariatet, ved direktøren, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedene våre på kofa.no og klagenemndssekretariatet.no, og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger.

Behandling av personopplysninger på www.klagenemndssekretariatet.no
Webredaktørene for vårt nettsted har det daglige ansvaret for Klagenemndssekretariatets behandling av personopplysninger på Klagenemndssekretariatet.no med mindre annet er oppgitt under. Webredaktørene er ansatte i Klagenemndssekretariatet med et særlig ansvar for nettsidene. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Picapoint Studio AS er Klagenemndssekretariatets databehandler, og er vår leverandør for drift, utvikling og vedlikehold av nettstedet. En egen databehandleravtale mellom Klagenemndssekretariatet og Picapoint Studio AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er Picapoint Studio AS som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Informasjonskapsler
Klagenemndssekretariatet.no benytter informasjonskapsler (cookies). Informasjonskapsler er små informasjonsfiler som blir liggende igjen på datamaskinen din for at tjenesten vår skal virke best mulig for deg som bruker. Du kan når som helst avvise lagring av informasjonskapsler, men dette kan påvirke funksjonaliteten.

Du kan velge om du vil akseptere informasjonskapsler gjennom innstillingene i nettleseren din. Her kan du normalt angi om du aksepterer lagring av informasjonskapsler fra nettsidene du besøker, fra tredjeparter som er tilknyttet nettsidene og eventuelt om du ønsker å bli varslet hver gang en ny informasjonskapsel blir lagret. I innstillingene til nettleseren finner du også en oversikt over alle informasjonskapsler som er lagret, slik at du kan få oversikt og eventuelt slette uønskede informasjonskapsler.

På Nettvett.no kan du lese mer om hvordan du kan sette nettleseren din til å akseptere eller avvise informasjonskapsler.

Tredjepartsleverandører
Vi har full åpenhet rundt systemene vi benytter oss av, og hvordan vi benytter data.
Ved å følge linkene under kan du lese mer om personvernsopplysningene til våre tredjepartsleverandører:

Terrahost

Mailchimp

Servere/Terrahost

Nettstedet er driftet av databehandler Picapoint Studio AS, og er hostet av Terrahost, skyløsning i Norge. Terrahost som leverandør av servere har egen databehandleravtale med Picapoint Studio AS som regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nyhetsbrev

Klagenemndssekretariatet sender ut ulike nyhetsbrev med aktuell informasjon eller med oversikt over avgjorte saker.

E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Dette gjøres for at vi kun skal sende relevant informasjon. En kan når som helst melde seg av nyhetsbrevene. Det er mulig å melde seg av nyhetsbrev som et eget valgalternativ i bunnen på alle nyhetsbrev som går ut.

Sosiale media

Klagenemndssekretariatet har konto på LinkedIn. Klagenemndssekretariatet bruker kontoen til informasjons- og påvirkningsarbeid om vårt arbeid og samfunnsoppdrag. Via kontoen formidler vi aktuelle saker om vår virksomhet og vårt arbeid, faglige oppdateringer, ledige stillinger og arrangementer.

Klagenemndssekretariatet viser til LinkedIns personvernpolicy.

Mailchimp
Vi bruker MailChimp som databehandler for utsending av nyhetsbrev. Dersom man melder seg av nyhetsbrevene, vil e-postadressen også bli slettet fra MailChimp. Det er mulig å melde seg på vårt nyhetsbrev ulike steder på vårt nettsted og vi bruker kun e-postadressen til å distribuere nyhetsbrevene. Denne informasjonen (e-post adresse og navn) blir sendt til Mailchimp og lagret i en distribusjonsliste.

Saksbehandling og arkiv

Klagenemndssekretariatet bruker Public 360 sak- og arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Public 360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tietoevry Norway AS som følger offentlige standarder (NOARK). Det er en egen databehandleravtale med Klagenemndssekretariatet og Tietoevry Norway AS. Arkivar er delegert det daglige ansvaret for systemet, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Respektive saksbehandlere følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

Klagenemndssekretariatet behandler personopplysninger for å oppfylle organets lovpålagte oppgaver innenfor feltene sekretariatet jobber med, samt etter bl.a. personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentleglova og arkivlova.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Klagenemndssekretariatet i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (bl.a. forvaltningsloven § 17).

I saker med en motpart, vil motparten i klagesaken være mottaker av personopplysninger. Dette fordi klagebehandlingen for nemnda i disse sakene er en kontradiktorisk topartsprosess. Dette innebærer at den som klager og den som er innklaget som hovedregel har rett til innsyn i alle sakens dokumenter.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til de ulike klageorgan.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger. Klagenemndssekretariatet har ikke noe historisk arkiv, da organet var nyetablert 1.april 2017. Historisk arkiv for Klagenemnda for offentlige anskaffelser finnes tilbake til 01.01.2003.

Klagenemndssekretariatet er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på eInnsyn. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. eInnsyn er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig.

I offentlegforskrifta § 7 jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på eInnsyn. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i eInnsyn når innførselen er eldre enn ett år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn blir oppbevart (arkivert). Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres elektronisk fortløpende og blir ikke publisert men journalført i egen modul.

Klagenemndssekretariatet bruker Microsoft Teams som samhandlingsverktøy i saksbehandlingen internt og overfor nemndsmedlemmene. Adgangen til saksdokumenter reguleres gjennom tilgangsstyring. Det er inngått nødvendige databehandleravtaler.

KNSE benytter en skjemaløsning ved mottak av nye saker til Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Skjemaløsningen er fra WPForms, og løsningen er utarbeidet i samarbeid med vår nettsideleverandør. I forbindelse med mottak av sak og integrering med sak- og arkivsystem, lagres opplysningene midlertidig i systemet levert av vår nettsideleverandør, og slettes etter kort tid i tråd med våre rutiner. KNSE har databehandleravtale med leverandør.

E-post og telefon

Klagenemndssekretariatet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle organets lovpålagte oppgaver etter personopplysningslov og forvaltningslov. Direktøren har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling skjer som en del av at saksbehandlingen journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Klagenemndssekretariatet har en sentralbordtjeneste via ISS Facility Services AS. Samarbeidet med ISS Facility Services AS er regulert i en databehandleravtale. Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine mobiltelefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere søknaden. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Klagenemndssekretariatet gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

Klagenemndssekretariatet bruker jobbsøkeportalen JobbNorge til å administrere innsendte søknader på våre ledige stillinger. Stillingssøknader oppbevares i JobbNorge sitt jobbsøkersystem. Generelle søknader slettes innen 90 dager og søknader med status ansatt eller intervju slettes innen 120 dager. Vi har egen databehandleravtale med JobbNorge.

Besøk i Klagenemndssekretariatets lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Liste over seminardeltakere

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift.

Klagenemndssekretariatets ansvar: Klagenemndssekretariatet er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på Klagenemndssekretariatets KOFA-konferanse.

Klagenemndssekretariatet bruker påmeldingsløsningen til Pindena. I denne løsningen kan du melde deg på kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver. Mobilnummer må registreres, slik at du kan motta engangskoder på sms for tilgang til egne påmeldingsopplysninger. I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om evt. allergier og behov for tilretteleggelse. Personopplysninger for å administrere påmelding slettes av Klagenemndssekretariatet en måned etter at kurset er avholdt.

Klagenemndssekretariatet sitt ansvar: Klagenemndssekretariatet har behandlingsansvar for behandling av personopplysninger i forbindelse med økonomi og betaling fra eller til deltakere og møtelokaler, regnskap og bokføring, inkludert lagring etter bokføringsregelverk. Dersom det gjelder bruk av personopplysninger som Pindena er behandlingsansvarlig for, rettes eventuell henvendelser om rettigheter etter personopplysningsloven til Pindena.

Liste over besøkende

Besøkende i våre lokaler blir registrert av vår sentralbordtjeneste hos ISS. De registrerer navn og hvilket firma en representerer. Deres besøksregistreringssystemet blir levert av Visitor Systems AS. Der blir opplysningene lagret i ett år før de slettes automatisk.

Sentralbord

ISS Facility Services AS har sentralbordtjeneste for noen av leietakerne på bygget, derav KNSE. Klagenemndssekretariatet har egen avtale med ISS Facility Services AS om behandlingen av opplysninger.

Personvernombudet i Klagenemndssekretariatet

Vårt personvernombud er juridisk rådgiver Maria Farsund Ulltang.

E-post: personvern@knse.no

Personvernombudet har en sentral rolle i det nye personvernregelverket. Hensikten med personvernombud er å styrke virksomhetens evne til å etterleve regelverk for behandling av personopplysninger. En dedikert person, som både skal kunne opptre i uavhengighet og som er faglig kompetent, øker sikkerheten for at virksomheten følger reglene i praksis. Dette komme til nytte for både virksomhet selv og de som virksomheten behandler personopplysninger om.

Personvernombudets rolle og oppgaver følger av personvernforordningen (artiklene 37, 38 og 39). Sentrale gjøremål er å gi råd i egen organisasjon og å følge med på egen virksomhets etterlevelser av personvernregelverket. Personvernombudets arbeid skjer altså i stor grad internt i egen organisasjon, men ombudet har også en viktig funksjon som kontaktperson for de som virksomheten behandler personopplysninger om. Personvernombudet har taushetsplikt. En av personvernombudets oppgaver er å bistå med ivaretakelse av rettigheter for den som har opplysninger registrert hos virksomheten.

Prinsippene for håndtering av personopplysninger på e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med ombudet.

Henvendelser til vårt personvernombud

Henvendelser til vårt personvernombud må dreie seg om personopplysninger om deg. Eksempler på dette kan være spørsmål om rettigheter, typisk innsyn i egne personopplysninger behandlet av Klagenemndssekretariatet. Du kan alltid rådføre deg med vårt personvernombud om ovennevnte forhold.

Dersom du skal sende en henvendelse til personvernombudet vårt per post er adressen:

Klagenemndssekretariatet
Postboks 511, Sentrum
5805 Bergen

Merk konvolutten “Klagenemndssekretariatets personvernombud”

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Klagenemndssekretariatets behandling av personopplysninger.

Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Klagenemndssekretariatet praktiserer meroffentlighet, det vil si at organet så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Klagenemndssekretariatet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivlova gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personvernforordningen artikkel 13 til 15. Klagenemndssekretariatet vil henvise til personvernerklæringen ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Klagenemndssekretariatets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Klagenemndssekretariatet ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Les mer om dine rettigheter på Datatilsynets sider.

Dersom du har opplevd noe du mener er brudd på dine rettigheter, har du rett til å klage til Datatilsynet. Fremgangsmåte for klage og Datatilsynets kontaktinformasjon finner du på Datatilsynets sider.

 

Kontakt oss

E-post: post@knse.no
Telefon: +47 55 19 30 00
Postadresse: Postboks 511 Sentrum, 5805 Bergen